Giải pháp hủy dữ liệu an toàn cho các cơ quan chính phủ trong thời đại số

quantri 2025-07-11 Bài viết chia sẻ thông tin, Hủy dữ liệu, Tin tức

Các cơ quan, tổ chức nhà nước hiện đang quản lý một khối lượng dữ liệu khổng lồ – từ thông tin cá nhân của công dân cho đến dữ liệu nhạy cảm liên quan đến an ninh, quốc phòng, hạ tầng số và vận hành hệ thống công. Trong khi phần lớn dữ liệu này cần được lưu trữ dài hạn, thì cũng đến lúc một phần thông tin phải được loại bỏ theo quy trình chặt chẽ nhằm giảm thiểu rủi ro bảo mật, tuân thủ quy định và tối ưu chi phí. Cùng tìm hiểu trong bài viết này giải pháp hủy dữ liệu an toàn và bắt buộc dành cho các cơ quan chính phủ trong thời đại số.

Tầm quan trọng của việc hủy dữ liệu đúng cách

Mặc dù phần lớn dữ liệu của chính phủ là thông tin công khai, việc lưu trữ những dữ liệu này lâu hơn cần thiết vẫn gia tăng rủi ro không chỉ với chính các cơ quan đó mà còn ảnh hưởng tới người dân, doanh nghiệp. Những hậu quả có thể kể đến như:

Rò rỉ thông tin mật, gây tổn hại nghiêm trọng đến an ninh quốc gia.
Vi phạm quyền riêng tư cá nhân, dẫn đến khiếu nại, kiện tụng và ảnh hưởng uy tín tổ chức.
Dữ liệu bị giả mạo hoặc thao túng, sử dụng cho mục đích xấu như tuyên truyền sai lệch.
Gián đoạn dịch vụ, nếu dữ liệu bị can thiệp làm ảnh hưởng đến vận hành hệ thống.
Không tuân thủ quy định về bảo mật, khiến đơn vị có nguy cơ bị xử lý pháp lý.
Làm suy giảm hiệu quả trong quản lý dữ liệu, tăng chi phí lưu trữ.

Những loại dữ liệu cần đặc biệt chú ý

Các cơ quan nhà nước cần cân nhắc kỹ khi xử lý các nhóm thông tin sau:

Dữ liệu liên quan đến an ninh – quốc phòng, hạ tầng trọng yếu, an ninh mạng.
Thông tin cá nhân của cán bộ, công dân.
Dữ liệu y tế, tài chính, và hồ sơ riêng tư khác.
Hồ sơ liên quan đến trẻ vị thành niên, giáo dục, lý lịch.
Các dữ liệu không còn thuộc diện lưu trữ nhưng vẫn bị tồn tại trên hệ thống.

Ngoài ra, các loại dữ liệu “tưởng chừng ít nhạy cảm” như: bản thảo văn bản, chỉ thị nội bộ, biên bản họp, email trao đổi… cũng cần được xử lý khi vượt quá thời hạn lưu trữ hoặc không còn phục vụ mục tiêu công vụ.

Các rủi ro thường gặp khi không hủy dữ liệu đúng cách

Một vài tình huống có thể xảy ra khi những dữ liệu đã hết vòng đời sử dụng không được tiêu hủy đúng cách:

Thiết bị cũ bị đấu giá hoặc thanh lý: Một số cơ quan sẽ rao bán các phần cứng máy tính cũ khi không còn cần thiết, vô tình khiến cho dữ liệu còn lại lộ ra với người dùng tiếp theo.
Lưu trữ dư thừa: Dữ liệu không cần thiết vẫn có thể bị truy cập ngoài ý muốn.
Vứt bỏ hoặc hoàn trả thiết bị không đúng quy trình: Rủi ro tồn tại kể cả khi thiết bị được đưa đi tái chế, trả nhà sản xuất hoặc đơn vị thuê ngoài.
Sơ suất nội bộ: Nhân viên nghỉ việc mà chưa được xóa dữ liệu khỏi hệ thống là một mối nguy lớn.

Hiểu lầm phổ biến: Xóa dữ liệu không đồng nghĩa với “biến mất vĩnh viễn”

Nhiều người nghĩ rằng chỉ cần nhấn “Delete” hoặc “Format” là dữ liệu đã hoàn toàn bị xóa. Tuy nhiên, nếu không được xóa đúng cách, dữ liệu vẫn có thể khôi phục lại với sự trợ giúp từ những công cụ pháp y kỹ thuật số điện tử.

Xóa file thông thường: Hệ điều hành chỉ xóa đường dẫn đến dữ liệu, còn dữ liệu vẫn nằm trong ổ đĩa cho đến khi bị ghi đè. Các công cụ phục hồi dữ liệu có thể dễ dàng khôi phục các file này.
Ghi đè dữ liệu: Việc ghi đè nhiều lần (multi-pass) sẽ làm giảm khả năng phục hồi dữ liệu, nhưng nếu ghi không đủ số pass theo chuẩn (như NIST), dữ liệu vẫn có thể bị phục hồi một phần.
Khử từ (Degaussing): Là phương pháp sử dụng từ trường mạnh để xóa dữ liệu khỏi ổ cứng từ (HDD). Khi thực hiện đúng bằng thiết bị đạt chuẩn quốc tế (theo NIST, NSA), dữ liệu sẽ bị phá hủy hoàn toàn và không thể phục hồi. Việc khôi phục dữ liệu sau khi đã khử từ đúng cách gần như không thể trong thực tiễn hiện nay.
Phá hủy vật lý ổ cứng/SSD: Chỉ có hiệu quả khi thực sự phá vỡ cấu trúc chip nhớ. Với ổ SSD, việc cắt nhỏ không đúng cách vẫn có nguy cơ để lại các chip còn nguyên vẹn, tiềm ẩn rủi ro rò rỉ dữ liệu nếu bị khai thác bởi các công cụ chuyên dụng.

Do đó, để đảm bảo dữ liệu thực sự bị xóa vĩnh viễn, cần lựa chọn phương pháp hủy phù hợp với loại thiết bị và áp dụng đúng quy trình chuẩn.

Dịch vụ Hủy dữ liệu an toàn tại HTI Services

HTI Services cung cấp giải pháp hủy dữ liệu toàn diện, bảo mật tuyệt đối và tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn quốc tế. Chúng tôi đồng hành cùng các tổ chức chính phủ, đơn vị sự nghiệp công lập, doanh nghiệp nhà nước trong quá trình đảm bảo an toàn thông tin, bảo vệ uy tín tổ chức.

✔️ Tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế

+ NIST SP 800-88r1 – Tiêu chuẩn xóa dữ liệu an toàn của Viện Tiêu chuẩn & Công nghệ Quốc gia Mỹ.

+ PCI DSS, HIPAA, PIPEDA, HMG IS5 – Các chuẩn quốc tế về bảo vệ dữ liệu và quyền riêng tư.

✔️ Thiết bị và quy trình đạt chuẩn

+ Sử dụng các công cụ chuyên dụng có chứng nhận bảo mật quốc tế.

+ Áp dụng đúng các phương pháp: khử từ, data wiping, phá hủy vật lý tùy theo loại thiết bị.

✔️ Dịch vụ linh hoạt – Tận nơi

+ Cung cấp dịch vụ tại trụ sở khách hàng để đảm bảo dữ liệu không rời khỏi tổ chức.

+ Phù hợp với dữ liệu mật – tuyệt mật – tối mật hoặc dữ liệu không được truyền tải qua mạng.

✔️ Cam kết bảo mật tuyệt đối

+ Có ký kết cam kết bảo mật, hợp đồng NDA theo yêu cầu.

+ Toàn bộ quy trình được giám sát và lập biên bản nghiệm thu đầy đủ.